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中国电力设备管理协会

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天津电力物资公司完善评标专家管理机制

作者:   发布时间:2016-09-01

        “抽取您参加6月27日-29日在天津召开的评标会议,参加回复1,不参加回复2,请于今天16点前回复。”6月27日,国网天津市电力公司评标专家库中的46名正选专家同时收到评标专家辅助管理系统发送的短信。其中1名正选专家回复不参加,系统自动识别出回复内容,随即向该专业备选专家发出确认短信。仅在一天之内,该批次招标采购项目专家通知工作全部完成。

        评标专家管理是确保招投标活动公开公平公正有序开展的重要保障,也是决定招标采购是否规范高效的基础。天津电力物资公司自主研发并启用评标专家辅助管理系统,同时配合使用独立封闭的保密室,建立评标专家库实时监控和动态调整机制,提高专家管理工作效率,有效防范招标采购环节法律和廉政风险。

        一、建设评标专家辅助管理系统

        2016年起,国家电网公司规定评标专家出席总部、本单位和同一异地单位评标项目均不得超过1次。天津电力物资公司抓住物力集约化“风险防控管理年”这一契机,全面梳理评标专家管理的各个环节和流程的风险点,选取创新采购信息化管理模式作为突破口,强化专家管理全过程风险防控,促进招标采购工作依法合规、阳光操作。

        “随着集中招标采购项目密度的不断加大,对评标专家需求的频次和数量也有了更高的要求,传统的管理方式无法满足现阶段工作需要,这就需要我们在专家管理模式上进一步提升信息化管理水平。”天津电力物资公司总经理刘兆广说。

        5月9日,天津电力物资公司成立“评标专家辅助管理”攻关小组,开展系统开发工作。经过两个多月的研讨、立项、研发、实验,建立起了涵盖专家通知、评标会材料制作、专家库实时监控等功能的专家管理系统,实现对专家抽取、使用、管理等流程的管控。

        评标专家辅助管理系统按照“先正选、后备选”的原则短信通知,如正选专家不出席,系统便会随机选择该专业备选专家,降低了人为干扰因素带来的法律风险和廉政风险。同时,专家通知的工作周期由原先的3天缩短至1天。自系统上线以来,天津电力物资公司已完成5个招标采购项目的专家通知工作,通知专家156人次。

        二、有效防范泄密风险

        6月29日,天津电力物资公司专家管理保密室大门紧闭,门外只能听到碎纸机“嗡嗡”工作的声音。

        “我们为评标专家辅助管理系统创造了特殊的使用环境,专门建设了独立封闭的保密室,专用于专家抽取、通知、会议指南制作等一系列工作,实现专家抽取、通知全过程保密管理。保密室在使用过程中只允许1名专家管理人员和1名监督人员进入。这样做一方面可以聚焦廉政责任人,另一方面集中准备也可以压缩工作时间,降低泄密事件发生的法律风险。”天津电力物资公司纪委书记祁宏涛介绍。

        今年2月,为做到评标专家管理涉密“零风险”、泄密“零死角”,为专家抽取提供封闭的工作空间,天津电力物资公司升级专家管理保密室,为保密室配备了打印机、保险柜、碎纸机,实现了抽取、通知、会议指南的制作、打印等工作完全在保密室中完成,完成后会议相关资料可存放在保险柜中,直到开标当天。工作人员进入保密室前须事先签订保密承诺书,进入保密室一律上交手机、U盘等通信工具和存储介质。评标会议资料在开标前一天制作完成,存放于保险柜中,在开标当天移交给评标工作人员,确保在开标之前没有其他人知道评标委员会的构成。监督人员现场监控专家抽取和通知流程、保密环境等情况,专家管理人员和监察人员共同签字确认并留档查询。专家抽取工作结束后,销毁全部含有专家信息的文件。

        三、实现评标专家动态调整

        7月20日,又一个大批次招标采购即将来临。天津电力物资公司利用评标专家辅助管理系统全面梳理专家库中的专家专业,发现商务综合、财务审计、输变电工程施工等专业专家剩余人数不足,随即及时修改了招标采购的专家抽取方案。

        “在布置招标采购专家抽取方案时,我们需要知道专家库中各专业的剩余人数。评标专家辅助管理系统启用前,我们都是手动累加统计,过程非常繁琐。现在可以运用专家库实时监控功能直接导出专家库剩余人数,工作量减轻了一大块。”天津电力物资公司招标采购工作人员张娟说。

        天津电力物资公司落实依法治企、规范采购的有关要求,充分发挥评标专家辅助管理系统监测和预警功能,建立评标专家库实时监控和动态调整机制,实时掌握评标专家使用情况、专业剩余专家人数等情况,当某专业剩余人数低于该专业总人数的30%时,系统会自动发出预警。该公司利用系统的预警和统计分析功能,实时统计、分析专家库内各专业的剩余人数,为制定专家抽取方案提供依据;掌握专家出席和请假规律,制定针对性措施提高专家出勤率;根据公司每年的评标专家入库调整节奏,及时补充相应专业的评标专家入库。

    四、如何防范招标采购泄密风险?

        1.完善新电子评标基地相关制度。

        根据新电子评标基地的使用现状,以及国家电网公司相关制度法规,积极开展评标基地配套管理机制完善工作,完善了包括评标现场管理、评标保密管理、评标基地信息安全管理等七项相关制度并细化评标流程管理。同时,为响应公司对物资从业人员的新要求,针对招标采购过程中涉及的人员范围,完善了包括会务、安保、技术支持以及监督管理等各项管理办法,提高新电子评标基地的风险防控水平。

        2.重点岗位人员廉洁教育谈话。

        针对专家通知环节汇总可能存在名单泄露的风险,天津电力物资公司纪委加强监督力度,选拔党员作为重点岗位的一线工作人员,并与重点岗位的工作人员进行思想教育与廉洁谈话,加强他们的廉洁意识与风险防控意识,从源头杜绝内部泄密情况。

        3.在评标基地设立法律知识园地。

        天津电力物资公司在评标区域设置法律知识园地,提供《中华人民共和国招标投标法》等法律法规,为评标工作高效开展提供保障。在评标过程中遇到问题产生争议时,可通过查阅相关法律,找到解决问题的依据,从而保证评标结果准确无误。